연초에는 인사팀의 업무가 특히 바빠지는 시기입니다. 신입 직원 채용과 연봉 협상, 계약 갱신 등 여러 가지 업무가 동시에 진행되기 때문입니다. 이러한 과정에서 계약서 작성과 관리의 부담이 증가하게 되는데, 특히 다양한 계약 유형을 다루는 경우 이 부담은 더욱 커질 수 있습니다. 이러한 상황을 해결하기 위해 최근 많은 기업들이 전자 계약 서비스를 도입하고 있습니다. 이 글에서는 전자 계약 서비스인 이폼사인의 장점과 이를 통해 근로계약서를 작성하는 방법에 대해 자세히 알아보겠습니다.
전자 계약 서비스의 필요성과 효과적인 활용 방안
전자 계약 서비스의 필요성
2026년 기준으로 인사팀이 겪는 어려움은 점점 더 복잡해지고 있습니다. 근로계약서, 아르바이트 계약서 등 다양한 계약서가 필요하고, 이를 관리하는 과정에서 시간과 노력이 소요됩니다. 특히, 계약이 몰리는 시기에는 서명받는 것보다 문서를 정리하고 관리하는 과정에서 더 큰 부담을 느끼는 경우가 많습니다. 이러한 문제를 해결하기 위해 전자 계약 서비스는 매우 유용한 도구가 되고 있습니다.
이폼사인의 장점
이폼사인은 계약서 작성 과정을 간소화하고, 반복적인 업무를 효율적으로 관리할 수 있는 기능을 제공합니다. 이를 통해 인사 담당자는 계약서 작성 및 관리에 소요되는 시간을 줄이고, 근로자는 간편하게 계약서를 작성할 수 있습니다. 특히, AI 문서 분석 기능을 통해 계약서 내용을 자동으로 인식하고 입력 항목을 배치해 주어 업무 흐름이 더욱 원활해집니다.
이폼사인 전자 근로계약서 작성 절차
작성 과정 과정
전자 근로계약서를 작성하는 과정은 간단합니다. 이폼사인을 통해 다음과 같은 단계로 진행됩니다.
- 회원가입 후 무료체험 시작: 이폼사인 홈페이지에서 회원가입을 하고 무료체험을 시작할 수 있습니다. 별도의 프로그램 설치 없이 웹에서 바로 사용할 수 있어 간편합니다.
- 기존 근로계약서 양식 업로드: 회사에서 사용하던 다양한 형식의 근로계약서 파일을 업로드하면 됩니다. 이폼사인에서 제공하는 표준근로계약서 샘플을 활용할 수도 있습니다.
- AI 비서 문서 분석 실행: 문서를 업로드 후 AI 분석 기능을 실행하면 자동으로 입력이 필요한 항목들이 배치됩니다. 반복적으로 등장하는 내용이 정리되어 준비 시간이 단축됩니다.
- 폼 디자인으로 입력 항목 세부 설정: AI가 배치한 항목을 확인한 후, 필요에 따라 폼 디자인 기능을 통해 추가적인 항목을 설정할 수 있습니다.
- 서명 참여자 설정: 계약에 참여할 사람을 추가하고 역할을 나누어 각자 입력해야 할 영역을 명확히 구분합니다.
- 수신자 지정 및 서명 순서 설정: 참여자의 수신 정보를 입력하고 서명 순서를 설정합니다. 필요한 경우 본인확인 방법도 설정할 수 있습니다.
- 옵션 설정으로 계약 환경 조정: 문서 전송 기한, 알림 방식 등 다양한 옵션을 설정할 수 있습니다. 종이 계약서에서 따로 챙겨야 했던 부분들이 한 번에 설정된다는 점이 큰 장점입니다.
- 문서 작성 시작 후 전송: 모든 설정이 완료되면 발송인이 먼저 작성 및 서명을 한 후, 다음 참여자에게 문서를 전송합니다.
근로자의 계약서 작성 과정
근로자가 이폼사인에서 계약서를 작성하는 과정도 간단합니다. 링크를 통해 계약서를 열고 본인 확인 절차를 거친 후, 기본 정보를 입력하고 계약 내용을 작성합니다. 전자서명 절차를 통해 계약을 완료하고, 이메일이나 휴대폰으로 완료 문서를 수신할 수 있습니다. 이를 통해 관리 부담을 줄이고, 계약 내용을 손쉽게 확인할 수 있습니다.
전자 계약 서비스의 관리 효율성
계약서 관리의 간편함
이폼사인을 활용하면 작성된 계약서가 한곳에 모여 보관되고, 검색이 가능해 종이 문서보다 훨씬 체계적으로 관리할 수 있습니다. 이는 반복적인 근로계약 업무의 효율성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다. 계약서 관리의 체계화는 인사팀의 업무 부담을 줄여주고, 근로자의 편리함을 더해줍니다.
다른 전자 계약 서비스와의 차별점
이폼사인은 AI 문서 분석, 다양한 본인 인증 방식, 대량 전송 및 워크플로우 설정 기능 등에서 다른 서비스와 차별화됩니다. 이러한 기능들은 특히 여러 건의 근로계약서를 처리해야 할 때 매우 유용합니다. 자동화된 문서 분석 기능과 편리한 인증 방식은 인사 담당자의 관리 부담을 크게 줄여줍니다.
전자 계약 서비스 이용 시 고려사항
실전 가이드
전자 계약 서비스를 이용하기 전, 다음과 같은 사항들을 고려해볼 필요가 있습니다.
- 회사의 계약 유형과 필요에 맞는 서비스 선택
- AI 비서 기능을 통해 문서 작성 효율성 증대
- 근로자의 인증 방식에 대한 충분한 이해
- 계약서 관리 프로세스의 체계화
- 이용할 전자 계약 서비스의 사용 후기 및 사례 분석
이러한 검토 과정을 통해 전자 계약 서비스의 효과를 극대화할 수 있습니다.
체크리스트: 전자 계약 서비스 도입 시 확인해야 할 사항
전자 계약 서비스를 도입하기 전 15일 무료체험을 통해 우리 회사에 적합한지 직접 확인해보는 것도 좋은 방법입니다.